Bons réflexes

Les règles du commerce, expliquées simplement

Ce que la loi demande à votre caisse, ce qu'il faut savoir sur les paiements, et quoi faire quand quelque chose ne marche pas. Chaque conseil donne sa source.

La loi et votre caisse

Votre caisse doit être sécurisée

Depuis 2018, un commerçant qui vend à des particuliers doit utiliser une caisse qui ne permet pas de modifier ou d'effacer une vente sans laisser de trace. Les données sont conservées ligne par ligne et archivées. La preuve : un certificat (NF525 par exemple) ou une attestation nominative de l'éditeur, de nouveau acceptée depuis le 21 février 2026.

Avec FoxPOS : le logiciel est certifié NF525.

Source : article 286 I-3° bis du code général des impôts ; loi de finances 2026, art. 125 ; BOFiP du 25/03/2026

Au contrôle, ce que vous risquez

Sans justificatif : 7 500 € d'amende par caisse. Vous avez 30 jours après le procès-verbal pour présenter le certificat ou l'attestation sans être sanctionné. Après une amende, 60 jours pour vous mettre en règle, sinon elle peut tomber à nouveau.

Gardez votre certificat à portée de main : on peut vous le renvoyer à tout moment.

Source : article 1770 duodecies du code général des impôts ; article L. 80 O du livre des procédures fiscales

Le contrôle peut être surprise

Depuis la loi anti-fraude de juin 2026, les agents des impôts peuvent venir sans prévenir, entre 8 h et 20 h ou pendant vos heures d'ouverture. Ils vérifient le justificatif de la caisse et peuvent inspecter vos terminaux de paiement. Un terminal non présenté coûte 7 500 € par appareil.

Source : loi n° 2026-534 du 25 juin 2026, article 87

Les clôtures, tous les jours

La caisse doit produire une clôture chaque jour, chaque mois et chaque année. Ces totaux cumulés ne doivent jamais pouvoir être modifiés. Le ticket de fin de journée, souvent appelé ticket Z, en est la trace.

Source : BOFiP BOI-TVA-DECLA-30-10-30, § 170

Combien de temps garder vos données

6 ans pour l'administration fiscale, données de caisse ligne par ligne comprises. 10 ans pour les pièces comptables, selon le code de commerce. Le plus simple : gardez tout 10 ans.

Avec FoxPOS : vos ventes sont sauvegardées en France, sur 3 serveurs.

Source : article L. 102 B du livre des procédures fiscales ; article L. 123-22 du code de commerce

Une erreur ? On corrige, on n’efface pas

Une vente mal saisie ne s'efface jamais : on passe une opération inverse, qui laisse une trace. C'est ce qui rend la caisse inaltérable, et c'est exactement ce que vérifie un contrôleur.

Avec FoxPOS : annulations et avoirs tracés automatiquement.

Source : BOFiP BOI-TVA-DECLA-30-10-30 (condition d'inaltérabilité)

Argent et paiements

Le ticket, seulement s’il est demandé

Depuis le 1er août 2023, le ticket de caisse n'est plus imprimé d'office : on l'imprime si le client le demande, et on ne peut pas le refuser. Un affichage en caisse doit l'indiquer. Restent imprimés d'office : les tickets de pesée, ceux qui mentionnent une garantie, et les paiements par carte annulés ou refusés.

Source : articles D541-370 à D541-372 du code de l'environnement

Les espèces, on ne peut pas les refuser

Refuser des pièces ou des billets en euros est puni d'une amende de 150 €. Mais le client doit faire l'appoint, et vous pouvez refuser plus de 50 pièces, la fausse monnaie ou un billet abîmé. Un particulier ne peut pas payer plus de 1 000 € en espèces.

Source : article R642-3 du code pénal ; article L112-5 du code monétaire et financier ; service-public.fr, fiche F22929

Carte et chèque : affichez vos règles

Vous pouvez refuser le chèque, ou fixer un montant minimum pour la carte, à condition de l'afficher clairement. Le plafond de 50 € du sans contact est fixé par les banques : au-delà, le client insère sa carte et tape son code.

Source : service-public.fr, fiche F22929 ; economie.gouv.fr

La facture électronique arrive

Au 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Au 1er septembre 2027, les petites entreprises devront en émettre, et transmettre chaque jour le total de leurs ventes aux particuliers, par taux de TVA. Les totaux de votre caisse serviront de base.

Parlons-en avec votre comptable avant l'échéance : on prépare votre caisse avec vous.

Source : economie.gouv.fr ; impots.gouv.fr, fiches facturation électronique TPE n° 3 et n° 7

Un billet douteux ?

Comparez-le à un billet sûr : au toucher, à la lumière et en l'inclinant. S'il est faux, ne le rendez pas au client et ne le remettez jamais en circulation : signalez-le à la police ou à la gendarmerie.

Avec un monnayeur : les faux billets sont refusés automatiquement.

Source : Banque de France

Le fond de caisse, sans surprise

Comptez votre fond de caisse au même moment chaque jour, à deux si possible, et notez tout écart avec sa raison. Un écart qui se répète se repère vite quand tout est noté.

Avec FoxPOS : les écarts sont visibles en direct dans le back-office.

En cas de pépin

Internet est coupé

Pas de panique : la caisse continue d'encaisser sans internet, et elle envoie ses ventes dès que la connexion revient. Pour les cartes, un terminal en 4G prend le relais si votre box est en panne.

Avec FoxPOS : mode hors ligne inclus.

La caisse ne répond plus

Vérifiez d'abord que l'écran est bien alimenté et que l'onduleur est allumé. Redémarrez la caisse une seule fois. Si rien ne change, appelez-nous : on prend la main à distance, et si besoin, on intervient selon votre contrat.

Assistance FoxPOS 7 jours sur 7, de 6 h 30 à 23 h 30.

Le terminal refuse les cartes

Regardez s'il est bien connecté (wifi ou 4G) et redémarrez-le. Un paiement refusé ou annulé donne toujours un ticket : gardez-le. Si plusieurs cartes sont refusées d'affilée, le problème vient du terminal ou du réseau, pas des clients.

Caisse volée ou cassée

Vos ventes, vos produits et vos clients ne sont pas dans l'appareil seulement : ils sont sauvegardés en France. Prévenez-nous : on remet votre caisse en route sur un nouvel appareil, avec toutes vos données. Pensez aussi à prévenir votre assurance.

Prêt de matériel selon votre contrat.

Coupure de courant

L'onduleur garde la caisse allumée quelques minutes : profitez-en pour finir la vente en cours et éteindre proprement. Au retour du courant, tout redémarre, rien n'est perdu.

Avec FoxPOS : un onduleur fait partie de l'installation conseillée.

L’imprimante ne sort plus de tickets

Vérifiez le rouleau : le papier thermique s'imprime d'un seul côté, il doit être posé dans le bon sens. Refermez bien le capot. Et rappelez-vous : le ticket n'est imprimé qu'à la demande, la vente peut continuer.

Vos clients et leurs données

Fichier fidélité : les bonnes règles

Pour envoyer une offre par SMS ou par e-mail, il faut l'accord du client, sauf s'il est déjà client et que l'offre porte sur des produits proches, et qu'il a pu refuser dès le départ. Gardez ses données 3 ans après son dernier achat. Un compte fidélité inactif depuis 2 ans se supprime.

Avec FoxPOS : les données de vos clients restent en France.

Source : CNIL, référentiel « gestion des activités commerciales » (délibération n° 2021-131)

Un client veut voir ou effacer ses données

Chaque client peut demander quelles données vous avez sur lui, les faire corriger ou les faire supprimer. Répondez-lui dans le mois. Une demande simple, une réponse simple.

Source : RGPD, articles 12 à 17 ; cnil.fr

Un client a perdu son ticket

Vous pouvez lui réimprimer son ticket : la caisse sort alors un duplicata, marqué comme tel et numéroté. C'est ce qu'exige la loi anti-fraude : l'original ne s'imprime qu'une fois.

Avec FoxPOS : retrouver une vente et réimprimer un duplicata en quelques secondes.

Source : BOFiP BOI-TVA-DECLA-30-10-30 (logiciels de caisse)

Hygiène

Le HACCP, en clair

Températures à respecter, refroidissement rapide, étiquettes des produits entamés, 14 allergènes à afficher, formation obligatoire : nos 11 bons réflexes pour être serein le jour du contrôle sanitaire.

Voir la page HACCP connecté →

Source : arrêté du 21 décembre 2009 ; décret n° 2015-447 ; règlement (CE) 852/2004

Les 14 allergènes, par écrit

Gluten, lait, œufs, fruits à coque, arachides, sésame… En restaurant, en boulangerie ou chez le traiteur, leur présence s'indique par écrit, sans que le client ait à demander : sur la carte, une ardoise ou un QR code.

Avec le HACCP connecté : QR code allergènes sur vos étiquettes.

Source : décret n° 2015-447 ; règlement (UE) 1169/2011

La formation hygiène obligatoire

En restauration commerciale, au moins une personne de l'équipe doit avoir suivi 14 heures de formation à l'hygiène, auprès d'un organisme autorisé. Tout le personnel doit aussi connaître les règles de base.

Source : décret n° 2011-731 ; arrêté du 12 février 2024

À savoir

Ces conseils résument la réglementation en vigueur au 23 octobre 2026. Ils ne remplacent pas l'avis de votre comptable ou d'un juriste pour une situation particulière.

Démonstration gratuite

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Appelez-nous ou demandez une visite : on regarde votre installation et on vous dit ce qu'il faut faire, simplement.

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Foxy, la mascotte FoxPOS, assis et souriant